Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych związanych z założeniem i obsługą konta użytkownika, kontaktem z usługodawcą, bezpieczeństwem kont oraz rozliczeniami jest HELPMENOW PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Wspólna 2, 96-330 Mrozy, Polska, KRS 0001127133, NIP 8381887256, dalej „Operator”.

Kontakt w sprawach ochrony danych: piotr@helpmenow.site lub pisemnie na adres siedziby Operatora.

W odniesieniu do danych uczniów, rodziców i innych osób, które użytkownik wprowadza do MójBelfra w ramach zadań szkolnych, administratorem jest co do zasady szkoła lub inny podmiot, który ustala cele i sposoby przetwarzania. Rola poszczególnych podmiotów zależy od rzeczywistego charakteru przetwarzania.

Jeżeli Operator przetwarza te dane w imieniu szkoły, działa jako podmiot przetwarzający na podstawie udokumentowanych poleceń administratora i odpowiedniej umowy zgodnej z art. 28 RODO. Niniejsza polityka nie zastępuje takiej umowy.

W przypadku instalacji we własnej infrastrukturze szkoły zakres przetwarzania i ewentualnego dostępu Operatora określają konfiguracja wdrożenia, umowa oraz udzielone uprawnienia serwisowe.

2. Zakres danych

Konto obejmuje imię i nazwisko nauczyciela, e-mail, skrót hasła, szkołę, przedmiot oraz informacje o uprawnieniach i planie. W zależności od używanych funkcji aplikacja przetwarza dane uczniów, klasy, oceny, frekwencję, notatki, dane kontaktowe rodziców, zdjęcia i pliki, treść dokumentów oraz wyniki i historię zadań AI. Dokumenty SPE, WOPFU, IPET lub opinie mogą zawierać dane o zdrowiu i inne dane szczególnych kategorii. Dane techniczne mogą obejmować adres IP, informacje o żądaniach, błędach i sesji. Zakres danych zależy od wykorzystywanych funkcji i informacji wprowadzanych do aplikacji. Nie wszystkie wymienione kategorie są zbierane od każdego użytkownika.

Użytkownik powinien wprowadzać wyłącznie dane niezbędne do realizacji uprawnionego celu. W szczególności należy ograniczać używanie identyfikatorów państwowych, pełnych diagnoz i innych danych szczególnie wrażliwych, jeżeli nie są niezbędne do wykonania konkretnego zadania.

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia działania usługi, diagnozowania błędów, ochrony przed nadużyciami i zabezpieczenia kont. Szczegółowy zakres logowanych informacji zależy od konfiguracji wdrożenia.

3. Cele i podstawy prawne

W odniesieniu do danych konta Operator przetwarza dane w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi, w tym utworzenie konta i zapewnienie dostępu do funkcji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności dotyczących rozliczeń, jeżeli mają zastosowanie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa, przeciwdziałanie nadużyciom, obsługa korespondencji oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie, w jakim taka podstawa ma zastosowanie.

Prawnie uzasadnione interesy Operatora obejmują ochronę kont i infrastruktury przed nieuprawnionym dostępem oraz ustalanie i obronę roszczeń. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, na zasadach określonych w RODO.

W odniesieniu do danych uczniów przetwarzanych w ramach zadań szkolnych podstawy prawne określa właściwy administrator. Operator nie traktuje założenia konta, akceptacji regulaminu ani korzystania z aplikacji jako samoistnej podstawy prawnej do przetwarzania danych uczniów.

W przypadku danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu, administrator musi zapewnić zarówno odpowiednią podstawę z art. 6 RODO, jak i przesłankę dopuszczalności przetwarzania z art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli jest ona wymagana. Zgoda nie jest automatycznie właściwą podstawą dla każdego szkolnego procesu przetwarzania.

Podanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi konta jest dobrowolne, ale może być konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Brak tych danych może uniemożliwić utworzenie konta lub skorzystanie z danej funkcji.

4. AI i granice pseudonimizacji

MójBelfer wspiera nauczyciela, nie zastępuje dziennika elektronicznego. Według audytu technicznego z 24.10.2026 tekstowe ścieżki dotyczące uczniów zastępują rozpoznane imiona i nazwiska tokenami przed przekazaniem do modelu, a po odpowiedzi odtwarzają je po stronie aplikacji. Jest to pseudonimizacja, nie gwarancja anonimowości: opis sytuacji, dane zdrowotne lub inne identyfikatory mogą nadal umożliwiać rozpoznanie osoby. Przed wysłaniem ogranicz treść do minimum. Nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wobec osób (art. 22 RODO); propozycje AI i OCR wymagają weryfikacji i decyzji nauczyciela.

Pseudonimizacja nie oznacza anonimizacji. Dane, które pozwalają bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować osobę, pozostają danymi osobowymi, nawet jeżeli część identyfikatorów została zastąpiona tokenami. Zakres pseudonimizacji zależy od konkretnej funkcji. Nie należy zakładać, że wszystkie dane osobowe zostaną rozpoznane i usunięte automatycznie. Użytkownik powinien ograniczać zakres przekazywanych informacji i weryfikować treść przed użyciem funkcji AI.

Samo korzystanie z funkcji AI nie upoważnia Operatora do wykorzystania danych powierzonych przez szkołę do własnych celów, takich jak trenowanie modeli. Takie odrębne przetwarzanie wymagałoby uprzedniego ustalenia zgodnej z prawem podstawy i odpowiednich warunków; niniejsza polityka ani akceptacja regulaminu ich nie ustanawia. Nie jest to również potwierdzenie zasad trenowania lub retencji stosowanych przez zewnętrznych dostawców — wymagają one osobnej weryfikacji.

5. Obrazy i miejsce przetwarzania

Audyt przewiduje odczyt list uczniów lokalnym Tesseractem, a skanów ocen/frekwencji i dokumentów awansu lokalnymi mechanizmami OCR/Ollama, bez przekazywania tych obrazów do chmurowych modeli. W skanerze sprawdzianów backend trwale wypala maski na wskazanych danych przed przekazaniem obrazu do modelu wizyjnego. Nauczyciel musi sprawdzić obszar zasłonięcia; dane poza maską mogą pozostać widoczne. Oferty wycieczek mogą być analizowane przez model wizyjny — nie przesyłaj tam danych uczniów. „Lokalnie” oznacza środowisko serwera aplikacji: przy hostingu operatora oryginalny obraz trafia najpierw na ten serwer, nie pozostaje wyłącznie na telefonie czy komputerze.

Przed przekazaniem obrazu do analizy użytkownik powinien sprawdzić, czy maski obejmują wszystkie obszary, które mają zostać ukryte. Maskowanie nie gwarantuje usunięcia wszystkich informacji pozwalających zidentyfikować osobę.

W zależności od konfiguracji wdrożenia dane mogą być przetwarzane na serwerze Operatora, na infrastrukturze szkoły lub przez zewnętrznego dostawcę w obsługiwanych ścieżkach chmurowych. Informacja o lokalnym przetwarzaniu odnosi się do konkretnego środowiska technicznego i nie oznacza automatycznie, że dane nigdy nie opuszczają urządzenia lub infrastruktury Operatora.

6. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być udostępniane osobom upoważnionym oraz dostawcom usług niezbędnych do utrzymania, hostingu, zabezpieczenia i obsługi MójBelfra. Zakres dostępu powinien być ograniczony do tego, co jest niezbędne do realizacji określonego zadania.

W zweryfikowanym wdrożeniu hosting działa na VPS Oracle Cloud. Konfiguracja aplikacji umożliwia korzystanie z Google Gemini w ścieżkach chmurowego AI zależnie od włączonych funkcji; nie oznacza to, że każda operacja korzysta z tej usługi. OCR i modele lokalne działają w środowisku serwera aplikacji. Nie potwierdzono kompletnego wykazu podmiotów prawnych, dostawców obsługi poczty i pozostałych podwykonawców ani ich umownych parametrów przetwarzania.

Dla każdego dostawcy należy ustalić, jakie dane otrzymuje, w jakim celu, gdzie są przetwarzane, jak długo są przechowywane, czy służą do trenowania modeli i czy mogą być przekazywane dalszym podmiotom. Tych informacji nie można wywieść wyłącznie z nazwy modelu lub przełącznika w aplikacji.

Włączenie chmurowej AI nie stanowi samoistnej podstawy prawnej do przekazania danych osobowych. Przed jej wykorzystaniem dla danych powierzonych przez szkołę należy zapewnić wymagane podstawy prawne, umowy, ocenę ryzyka oraz ocenę potrzeby DPIA. Jeśli występuje transfer poza EOG, konieczne są warunki rozdziału V RODO, np. odpowiednia decyzja o stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne z oceną transferu i wymaganymi zabezpieczeniami.

Pytania o podwykonawców, lokalizacje i zabezpieczenia kieruj na piotr@helpmenow.site. Nie deklarujemy, że kompletny wykaz i wszystkie warunki zostały już ustalone. Do czasu ich zweryfikowania nie należy używać chmurowej AI do danych osobowych powierzonych przez szkołę.

7. Okres przechowywania

Dane powinny być przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i właściwych okresów przedawnienia. Poniższa tabela opisuje faktycznie znalezione mechanizmy w kodzie oraz konfigurację VPS sprawdzoną 28.10.2026 — nie jest deklaracją wdrożenia kompletnego harmonogramu retencji. Brak automatycznego czyszczenia oznacza, że dane mogą pozostawać do ręcznej operacji, a nie że ustalono zgodny z prawem okres ich bezterminowego przechowywania.

Dla danych powierzonych zasady zwrotu i usunięcia powinny wynikać z udokumentowanych instrukcji administratora oraz umowy powierzenia. Usunięcie rekordu w interfejsie nie oznacza usunięcia każdej kopii technicznej. Endpoint DELETE /api/auth/me wymaga aktywnego uwierzytelnienia, hasła i potwierdzenia; usuwa własne konto z przypisanymi danymi operacyjnymi, nie potwierdza pełnego usunięcia u dostawców, z logów, backupów i zasobów współdzielonych. Wnioski dotyczące danych uczniów i zasadności ich usunięcia wymagają udziału administratora szkolnego. Nie uruchamiaj operacji usuwającej dokumentację szkolną bez uzgodnienia z nim.

Brakujące terminy i procedury trzeba ustalić i wdrożyć, w tym obsługę kopii zapasowych i odtworzeń. Do tego czasu używaj danych demonstracyjnych zamiast rzeczywistych danych uczniów.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w tym prawo dostępu do danych, uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu — w zakresie i na warunkach określonych w przepisach.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wnioski dotyczące danych konta można kierować na piotr@helpmenow.site. Wnioski dotyczące danych uczniów przetwarzanych na polecenie szkoły należy kierować przede wszystkim do właściwego administratora. Operator, jako podmiot przetwarzający, wspiera administratora w realizacji jego obowiązków w zakresie wynikającym z RODO i umowy powierzenia. Samodzielne usunięcie konta przez API obejmuje zakres opisany w sekcji o retencji i nie zastępuje obsługi pozostałej części wniosku.

Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Co do zasady administrator informuje o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca, z możliwością przedłużenia w przypadkach przewidzianych w RODO.

9. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Kod przewiduje m.in. hasła przechowywane w postaci skrótów, sesję w cookie HttpOnly i ograniczanie bezpośrednich identyfikatorów w obsługiwanych ścieżkach AI. Produkcyjna domena jest dostępna przez HTTPS. Te ustalenia nie są potwierdzeniem kompletnego audytu izolacji kont ani całej organizacji bezpieczeństwa.

Operator ma obowiązek stosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych danych, dostępnych technologii i kosztów wdrożenia. Środki te powinny obejmować, stosownie do wdrożenia, kontrolę dostępu, ochronę danych uwierzytelniających, zabezpieczenie transmisji, ograniczenie dostępu do danych i procedury reagowania na incydenty. Nie deklarujemy istnienia niezweryfikowanych procedur wyłącznie na podstawie tego zapisu.

Żaden środek bezpieczeństwa nie eliminuje całkowicie ryzyka. Operator i administrator szkolny realizują obowiązki dotyczące naruszeń ochrony danych zgodnie ze swoimi rolami i właściwymi umowami. Chroń urządzenie, nie udostępniaj konta i sprawdzaj eksporty przed przekazaniem dalej.

Polityka jest aktualizowana, gdy zmieniają się cele, zakres, odbiorcy lub sposoby przetwarzania danych. Aktualna wersja jest udostępniana wraz z datą. Informacje o pamięci urządzenia opisuje polityka cookies.